SERVIZIO DI SEGRETERIA e CONTRATTI

I servizi di segreteria assicurano tutte le funzioni necessarie per l’attività degli organi istituzionali del Comune (Consiglio Comunale – Giunta Comunale – Sindaco).

Il servizio fornisce il supporto tecnico, operativo e gestionale per le attività deliberative degli organi istituzionali e predispone i provvedimenti di competenza del servizio di Affari Generali.

Il Servizio assume determinazioni inerenti:
Le spese di gestione degli uffici di cui è composto (Servizio Demografico – Vigilanza – Segreteria – Archivio).
Spese di rappresentanza.
Spese per solennità civili.
Feste nazionali.
Contributi ad Enti ed Associazioni, su indirizzo e direttiva della Giunta Comunale.
Incarichi per consulenza agli uffici comunali.
Turismo.
Comunicazione (Giornale Informativo Premolo Informa – Pannello luminoso).
Acquisti straordinari per gli uffici comunali.

Informatica e gestione sito internet.

Il servizio coordina e organizza tutte le attività di supporto dell’azione amministrativa del Sindaco, della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale.

Provvede:
Alle operazioni di convocazione di tali organi nelle forme previste dalla legge e dal regolamento comunale.

All’attività propedeutica per la redazione e pubblicazione delle deliberazioni, nonché alla certificazione della loro esecutività ed alla trasmissione ai Responsabili per la loro attuazione.

Alla trasmissione ai Capi Gruppo Consiliari delle deliberazioni adottate dalla Giunta Comunale.
 

Ai servizi connessi al diritto dei Consiglieri Comunali all’esercizio delle loro funzioni ed alle necessità di accesso agli atti e documenti nonché alle notizie e informazioni utili all’espletamento del mandato amministrativo.

Ai procedimenti amministrativi di competenza del settore, alla raccolta dei regolamenti e delle Commissioni Comunali.

Alla raccolta Generale delle Determinazioni dei settori e conseguente registrazione e trasmissione in copia agli uffici interessati.

Alla raccolta Generale delle Deliberazioni della Giunta e del Consiglio Comunale.

Il servizio gestisce i rapporti con le Associazioni del territorio e con la Parrocchia, alla gestione amministrativa del personale (concorsi, contratti, mensa, contrattazione...), nonché alla gestione delle assicurazioni dell’Ente.

L’ufficio gestisce le chiavi degli immobili comunali e le loro richieste da parte dei cittadini.

A seguito dell’esecutività dei provvedimenti amministrativi ai quali debba far seguito la stipulazione di un contratto, l’Ufficio si attiva richiedendo la documentazione necessaria, verificando la regolarità di quanto prodotto, predisponendo e redigendo l’atto contrattuale e fissando la data di stipulazione. Successivamente alla stipulazione, l’Ufficio provvede a predisporre tutti gli atti necessari per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate (nei casi in cui la registrazione sia prevista per legge o richiesta dalle parti).
All’interno di questa attività si inserisce anche un’attività riguardante la ricerca di atti, delibere, contratti e leggi.

L’Ufficio Contratti custodisce i contratti in fascicoli, in ordine cronologico e provvede alla tenuta del repertorio.